リフレッシュスペースとは？ オフィスに設置する際のポイントや運用のコツを解説

リフレッシュスペースとは？

リフレッシュスペースとは、従業員が休息をとったり、気分転換をしたりする場所のことです。従業員の健康や柔軟な働き方を支える空間として、今多くの企業に注目されています。休憩室と似ていますが、リフレッシュスペースは、ミーティングやセミナー、イベントスペースなどの多様な用途で使われる傾向にあります。

オフィスにリフレッシュスペースを導入するメリット

リフレッシュスペースを設置することで、次のようなメリットが期待できます。

・生産性を向上できる
1日のうちに何度か、リフレッシュスペースで頭を休める時間を設けることで、集中して業務に取り組める時間が増え、生産性が向上しやすくなります。また、執務室と環境を変えることで、心身がリラックスした状態になることも、発想の転換やアイデアの創出に効果を発揮します。

・コミュニケーションの活性化
多くの人は、リラックスした状態になると、自然と周囲の人と会話を交わしたくなるものです。しかも、リフレッシュスペースには部署や年齢に関係なく、様々な人が集まるため、執務室内では話す機会がない相手とのコミュニケーションも生まれます。

・出社率の向上＆離職率の抑制につながる
働きやすさがますます重視されている昨今、適切なタイミングで、効果的な休息をとりながら働ける環境は、従業員にとって、とても魅力的です。リフレッシュスペースを設けることは、近年、多くの企業が課題に挙げる出社率の向上や離職率の抑制にも貢献します。

・企業のブランディングを図れる
リフレッシュスペースは、従業員に対する企業の姿勢が表れる設備の1つです。充実した空間を用意し、求職者やクライアントといった外部の人にアピールすれば、企業のブランディングにもつながるでしょう。

リフレッシュスペースを新設する際のポイント

リフレッシュスペースを新設する際は、次のポイントを意識すると、自社のニーズに合った快適な空間を実現しやすくなります。

・費用相場を含め、情報収集は入念に
「リフレッシュスペースを作ろうとは考えているものの、具体的なイメージがつかめていない」という場合は、幅広く情報収集を行いましょう。特に、導入したい設備や家具の費用相場は、入念にチェックをすることがおすすめです。費用を低く見積もってしまい、十分な予算を用意できず、理想とかけ離れた仕上がりになってしまった、という事例は多く見られます。
情報収集にあたっては、ぜひ一度、ダイオーズのショールームへお越しください。様々な種類のコーヒーマシンをご用意しているほか、空間デザインのアイデアも参考にしていただけるはずです。

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・用途を明確にしておく
リフレッシュスペースの使い方は、企業によって異なります。既存の設備や従業員のニーズなどを整理して活用方法を明確にし、それに沿ったデザインにすると、せっかく作った空間を持て余す心配がありません。
具体的には、休憩を用途のメインにしたいのであれば、ソファーやリクライニングチェア、ハンモックなどを置いてもいいでしょう。コミュニケーションの促進を重視する場合は、複数人で飲食や作業ができるテーブルを多めに設置することがおすすめです。

・動線や周囲への影響を考慮し、設置場所を検討する
従業員が日常的にリフレッシュスペースを活用するためには、「どこに設置するか」が重要なポイントになります。動線を考慮し、多くの人がアクセスしやすい場所を検討することが重要です。
一方で、周囲への影響を考慮することも必要です。リフレッシュスペースでの会話が執務室や会議室に聞こえてしまうと、気軽に雑談ができなかったり、業務に支障が出たりと、双方にデメリットがあります。パーテーションや吸音材の使用も視野に入れながら、ベストな場所を探しましょう。

・執務室と雰囲気を差別化する
リフレッシュスペースの雰囲気を、執務室と大きく変えると、従業員がよりリラックスしやすくなります。家具や壁紙の材質、色を柔らかい印象のものにしたり、照明は温かみを感じる色調にし、執務室よりも明るさを少し落としたりして、「リフレッシュスペースならではの雰囲気」を演出しましょう。
リラックス感を強化するには、人を癒す効果がある観葉植物などのグリーンを設置することもおすすめです。ダイオーズのグリーンサービスなら、グリーンコーディネーターと空間プランナーが、環境に合わせてオーダーメイドのプランを提案します。

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・飲食ができる空間にする
コーヒーを飲んだり、ランチ、おやつを食べたりできるスペースになっていると、コミュニケーションがとりやすくなります。飲食できるテーブルとイスのほか、コーヒーマシンやオフィス向けのおやつサービスなどを用意しておくと、居合わせた人同士の会話が弾む空間になりやすいでしょう。

リフレッシュスペースをうまく運用するコツ

リフレッシュスペースが期待された役割を果たし、従業員が日常的に使い続けられるようになるには、運用にもいくつかの工夫が求められます。

・ルールを設定する
業務とは直接関係のない雑談を推奨することをはじめ、利用時間やマナー、清掃などに関するルールを決めておきましょう。また、困りごとが起きた時の相談窓口を明確にしておくと、安心です。従業員は一度不快な思いをすると足が遠のいてしまうため、あらかじめ対策しておくことがおすすめです。

・利用のきっかけになる仕かけを用意する
リフレッシュスペースでイベントを行ったり、社内の情報共有ツールで活用の様子を紹介したりと、“初めての利用”を後押しする仕かけを用意しましょう。管理職が積極的に利用することも、利用ハードルを下げることに寄与します。
また、“フック”になるアイテムを用意することも有効な手段です。例えば、コーヒーマシンを設置し、できれば無料で提供すると、多くの従業員を集められるでしょう。予算的に厳しい場合は、ブラックコーヒーのみ無料にして、ほかのメニューは料金を徴収するといった方法もあります。

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・リフレッシュタイムの必要性を啓蒙する
研修や経営層からのメッセージを通して、従業員の全員にリフレッシュタイムを確保することの効果を啓蒙することも、リフレッシュスペースの利用率の向上につながります。特に、これまでリフレッシュスペースがなかった企業では、適度な休息や従業員同士のコミュニケーションも仕事の一環であることをしっかりと伝えないと、なかなか習慣化しない恐れがあります。

・従業員の声を聞き、アップデートする
どれだけ入念にシミュレーションや準備をしても、運用をスタートしてみなければ見えてこないトラブルやニーズはあるものです。そのため、定期的にアンケートをとるなどして、運用開始後も継続して利用状況や従業員の反応を確認していく必要があります。その結果を受けてレイアウトや設備、ルールをアップデートしていけば、より満足度の高いリフレッシュスペースになるでしょう。

狭いオフィスでもリフレッシュスペースは作れる？

冒頭で、「リフレッシュスペース＝多様な目的で使われる空間」と紹介しましたが、折りたたみ式や可動式の家具を選ぶなど、工夫次第で狭いオフィスにも快適なリフレッシュスペースを作ることは可能です。また、色や明るさを調整することで開放感を演出したり、おいしいコーヒーやドリンクが飲めるコーヒーマシンを導入したりすることで、快適さも十分に追求できます。
詳しくは、下記の記事を参照ください。

＞＞多数の企業を支援してきたプロに聞く、失敗しない休憩室の作り方　よくある失敗例も詳しく解説
＞＞休憩スペースとは？その重要性と役割

リフレッシュスペースの事例

・カウンターデスクのあるリフレッシュスペース
リフレッシュスペースに大きめのカウンターデスクを置き、内側にコーヒーマシンやウォーターサーバーなどを設置すると、「コーヒーを淹れる人」と「デスクで休憩や作業をする人」との会話が生まれやすい空間が簡単に完成します。さらに、アルコールドリンクも常備すれば、終業後の懇親会やイベントなどにも活用できるでしょう。
また、カウンターデスクは社外の方との簡単な打ち合わせを行う場合にもぴったり。おいしいドリンクでおもてなしをしつつ、かしこまりすぎない雰囲気で打ち合わせができます。

・ソファーのあるリフレッシュスペース
リフレッシュスペースにゆったりとしたソファーを設けることで、従業員が自然と集まり、気軽に会話や打ち合わせを行える空間に。柔らかい素材や落ち着いたカラーのソファーを選ぶことで、リラックスできる雰囲気を演出できます。
また、カフェテーブルや観葉植物を組み合わせれば、仕事の合間の休憩や気分転換の場としても最適。リフレッシュだけでなく、部署を越えたコミュニケーション促進にもつながります。

ダイオーズの「オフィスカフェラウンジサービス」とは？

ダイオーズでは、カフェクオリティのドリンクを提供するコーヒーサービスと、企業の環境や予算に合わせたオーダーメイドのプランニングが強みの、観葉植物などのグリーンレンタルサービスを組み合わせた、『オフィスカフェラウンジサービス』を展開しています。
おいしいコーヒーと癒しの観葉植物などのグリーンは、リフレッシュスペースをよりリラックスできる空間にし、また従業員がリフレッシュスペースを利用するきっかけにもなるでしょう。
ぜひ、私たちダイオーズに、充実したリフレッシュスペースの設置のお手伝いをさせてください。

＞＞オフィスカフェラウンジサービスについて詳しくはこちら